„A co z RODO?” — to jedno z pierwszych pytań przy każdym wdrożeniu AI. Dobra wiadomość: AI w firmie może działać zgodnie z przepisami. Trzeba tylko sprawdzić kilka rzeczy przed startem, a nie po nim.
Czy korzystanie z AI w firmie jest zgodne z RODO?
Tak, jeśli przetwarzasz dane na właściwej podstawie prawnej, masz umowy powierzenia z dostawcami, informujesz ludzi o przetwarzaniu i nie zbierasz więcej danych, niż potrzebujesz. Te same zasady dotyczą każdego narzędzia — CRM, poczty czy systemu SMS. AI nie zmienia reguł, ale wymaga uważności, bo dane często trafiają do zewnętrznego dostawcy modelu.
Co sprawdzić u dostawcy narzędzia AI?
- Umowa powierzenia. Czy dostawca ją oferuje i co w niej jest.
- Lokalizacja danych. Czy dane są przetwarzane w EOG, a jeśli nie — na jakiej podstawie są przekazywane, np. decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych.
- Trenowanie modeli. Czy dostawca używa Twoich danych do trenowania swoich modeli i czy można to wyłączyć.
- Okres przechowywania. Jak długo dostawca przechowuje zapytania i odpowiedzi.
- Bezpieczeństwo. Szyfrowanie, kontrola dostępu, certyfikaty.
Co musisz powiedzieć klientom?
- Że rozmawiają z asystentem AI — na początku rozmowy, a nie tylko w regulaminie.
- Kto jest administratorem danych i w jakim celu je przetwarzasz.
- Komu przekazujesz dane, w tym dostawcom AI.
- Jakie mają prawa i jak z nich skorzystać.
Pełne informacje powinny znaleźć się w polityce prywatności, a ich skrót — w miejscu zbierania danych, np. pod formularzem.
Audyt AI pomoże wybrać wdrożenie — a o RODO porozmawiamy przy planie.
Co z unijnym aktem o sztucznej inteligencji (AI Act)?
AI Act nakłada m.in. obowiązki przejrzystości: osoba, która rozmawia z systemem AI, powinna o tym wiedzieć, chyba że jest to oczywiste. Typowe wdrożenia w małej firmie — asystent na stronie, odpowiedź SMS, umawianie spotkań — zwykle nie należą do systemów wysokiego ryzyka, ale zasada informowania obowiązuje.
Jak ograniczyć ilość danych we wdrożeniu AI?
- Zbieraj tylko pola, które są potrzebne do celu.
- Nie przekazuj modelowi danych, których nie potrzebuje, np. pełnej historii klienta do odpowiedzi na proste pytanie.
- Ustal okres przechowywania rozmów i usuwaj je po nim.
- Ogranicz dostęp do rozmów do osób, które ich potrzebują.
Jak robimy to w Leadmat?
Przy każdym wdrożeniu podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych, asystent zawsze przedstawia się jako AI, a dane zostają na kontach klienta. Szczegóły opisujemy w polityce prywatności.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wklejać dane klientów do ChatGPT?
Ostrożnie. Wersje konsumenckie mogą przetwarzać dane inaczej niż wersje biznesowe z umową powierzenia. Do danych klientów używaj narzędzi z umową powierzenia i wyłączonym trenowaniem na Twoich danych.
Czy potrzebuję zgody klienta na rozmowę z AI?
Nie zawsze — podstawą może być np. prawnie uzasadniony interes albo działania przed zawarciem umowy. Zawsze jednak musisz poinformować, że rozmawia z AI, i podać informacje o przetwarzaniu danych.
Kto odpowiada za dane, gdy AI rozmawia z moim klientem?
Ty jako administrator. Dostawca narzędzia i firma wdrażająca przetwarzają dane w Twoim imieniu, na podstawie umowy powierzenia.